A gazdaság informatikai szolgáltatás bemutatása
A szolgáltatás célja, hogy a megbízó részére egy olyan korszerű, magas színvonalú elemzési eszközrendszert készítsünk és üzemeltessünk, amely hozzásegíti a működési hibák feltárásához és a jobb üzleti eredmények eléréséhez.
A rendszer elméleti hátterét az Activity Based Costing költségelemzési módszer ill. az Activity Based Managing cégvezetés filozófia adja, a megvalósítás pedig az Microsoft üzleti intelligencia szolgáltatásain nyugszik. A szolgáltatás része az adatok kezelése, az eszközpark biztosítása, a folyamatok újraszervezése és a vezetői kimutatások készítése.
A rendszer a megrendelő igényéhez illeszkedik, adatait a meglévő ERP, bérszámfejtési, értékesítési, CRM, stb. rendszerből kapja, de attól teljesen függetlenül működik.
Az Activity Based Managing elvű cégvezetés bevezetése több egymásra épülő fejezetből áll, ahol minden fejezet önálló üzleti értéket képvisel.
1.szint: a meglévő adatokon alapuló elemzés.
Az első lépésben lehetőség nyílik operatív (középvezetői) és stratégiai (felsővezetői) elemzésre a költséggazdálkodás, értékesítés, beszerzés, pénzügy, stb. területen. Ez az elemzés a könyvelési költségnemekre ill. a hagyományos alrendszerekre (kimenő-bejövő számlára, banki, forgalomi nyilvántartásokra) épül. A meglévő nyilvántartások adatait konszolidáljuk, ellenőrizzük és megtisztítjuk majd létrehozzuk belőle az on-line analízis adatbázisát. Az adatok eltérő tárolása sem akadály (lehet pl.: MS SQL, Oracle, Access, Excel, dbf vagy egyéb ODBC). A környezet kliens oldala rendkívül egyszerűen és tetszőlegesen összeállítható Excel oldalakból áll, amely segítségével az összes ismert adat az összes többi adat függvényében néhány kattintással elemezhető.
Ezen a szinten a szakterületi (pl.: értékesítési, pénzügyi, stb.) elemzések már teljes körűek, de a költségelemzés esetén még nem tudjuk megmondani, hogy a költségtételek indokoltak-e és nem látjuk a veszteségeket sem. Így ezen a szinten csak a hagyományos fűnyíró elven működő költségcsökkentési eljárásra van lehetőség, ugyanis nem tudjuk pontosan megmondani, hogy egy főkönyvi számon lévő költség, hol, milyen célból, milyen tevékenységhez és mely termék vagy szolgáltatás érdekében került felhasználásra. Viszont az elemzés alapján már árbevételi- és költségterveket lehet készíteni és az on-line riportok és teljesítménymutatók segítségével folyamatosan figyelni lehet a cég teljesítményét.
2.szint: az erőforrás elemzés.
Az erőforrás elemzés során a pénzügyi igényeket kielégítő főkönyvi adatokról áttérünk a sokkal pontosabb technológiai eseménytérre, ami azt jelenti, hogy a költségnem-költséghely szerinti kontírozásról áttérünk a költségnem-erőforrás szerinti kontírozásra. Ehhez első sorban fel kell mérni az erőforrásokat és be kell vezetni a multidimenzionális erőforráskódokat. Maga a kontírozás menete nem változik, a könyvelés számára az erőforrás kontírozás többletmunkát nem jelent, de a bevezetéshez meg kell oldani, hogy az erőforrás adat megérkezzen a könyvelésre. Szükség esetén a folyamatok újraszervezésében is részt veszünk. Az erőforrásra történő kontírozás nagy lépés a költséggazdálkodás irányába, de első lépésben általában a meglévő főkönyvi adatokat alakítjuk át erőforrásadatokká. Ez már azért is nélkülözhetetlen, mert a múlt adatait is fel kell dolgozni.
Erőforrásadattal az ERP rendszerek könyvelése nem rendelkezik ezért ez egy önálló nyilvántartás, melynek mélységét mindig a cég igényéhez alakítjuk.
3.szint: a tevékenység elemzés.
Ebben a lépésben meg kell vizsgálni, hogy egy erőforráshoz milyen tevékenységek kapcsolódnak, majd az erőforráson lévő költséget fel kell osztani a tevékenységek között. Ekkor már meg tudjuk mondani, hogy egy egy költség milyen tevékenységhez tartozik, de még mindig nem tudjuk, hogy indokolt-e. Ha van igény önköltségszámításra, akkor a kiszolgáló tevékenységeket már ezen a szinten célszerű felosztani a termelő tevékenységek között. Ez a felosztás szintén úgy történik, hogy csak az a tevékenység és csak olyan mértékben kerül rá a termelő tevékenységre, amilyen mértékben ténylegesen szükség van rá. A tevékenységek felmérésére és felosztására kidolgozott módszerek állnak rendelkezésre.
Ennél a lépésnél a munkatársak már felismerik a veszélyt, ezért az ellenérdekeltség elkerülése érdekében kellő gondossággal kell eljárni.
Tevékenységjegyzékkel és költségfelosztási adatokkal az ERP rendszerek (könyvelése) nem rendelkezik ezért ez is önálló nyilvántartás, melynek mélységét mindig a cég igényéhez alakítjuk.
4.szint: a költségviselő elemzés.
Végzetül meg kell mondanunk, hogy mely tevékenységet milyen termék vagy szolgáltatás érdekében végzünk. A termékek és szolgáltatások mindig rendelkezésre állnak, de a tevékenységköltségek felosztási adata már ismét önálló nyilvántartást igényel. A hagyományos kalkulációhoz képest ugrásszerűen növekedő pontosságot azáltal érjük el, hogy minden folyamat költsége csak az ok-okozati összefüggés mértékében terheli a költségviselőt. Ennek felmérésére és feldolgozására kidolgozott módszer van.
A tevékenységek egy jelentős része nem a termékekhez kapcsolódik, hanem egy olyan kiszolgáló tevékenység, amely a termékek és a cég piacon tartásához vagy a termékek terítéséhez szükséges (csatornaköltségek). Ezeket önálló költségviselőnek tekintjük, hiszen a termékekbe ténylegesen nem épülnek be. Ugyancsak önálló költségviselőként kezeljük a veszteségeket is, legyen az anyagi vagy kapacitásveszteség. Ha kíváncsiak vagyunk arra, hogy a belső szolgáltatások nyújtása (könyvelés, informatika, fenntartás, stb.) milyen hatékonysággal történik, akkor ezeket is önálló költségviselőnek tekintjük. Elhatárolhatjuk továbbá az olyan általános költséget, ahol a költség és a költségviselők között nincs ok-okozati kapcsolat.
A negyedik szinten már a felső vezetői szinttől, akár a számlatétel szintjéig lefúrva részleteiben is megismerhetjük a cég működését és költség felhasználási szokásait.
Mindvégig szem előtt kell tartani, hogy a lehető leghamarabb keletkezzen valóban használható eredmény és a befektetés megtérüljön. A továbblépés akkor célszerű, ha a vezetésben megjelent a pontosabb eredmények iránti igény (Maslow elv) és a cégen belül kialakult a következő lépéshez szükséges feltételrendszer (rend).
A költségcsökkentés vagy az árbevétel növelése a cégvezetés, az üzleti informatikus és könyvelő közös munkájának eredménye Az együttműködéshez mi az eszközöket, a BI alapokon nyugvó ABC/ABM eljárást, a vezetési gyakorlatot, a rendet és az új szemléletet, az Ön cége pedig a szakterületi ismereteket adja.
Kupán Károly
BI-Control LTD
(UnitedIT Informatikai Kft.)