Felső és középvezetői riportok

Ebben a cikkben a vezetői jelentésekben található, on-line analízissel készített riportok lehetőségeit szemléltetjük.

A cikk az értékesítés két eltérő szintjének éspedig a felsővezetői és a középvezetői szintnek a kimutatásaiból mutat részleteket. Ezek riportok egy virtuális cég igényeit elégítik ki, de remélhetőleg ez is jól szemlélteti az on-line analízis lehetőségeit. Maguk az adatok az oktatói adatbázisból szármáznak, működő céghez semmi közük sincs.

A bemutatott riportok közönséges on-line kimutatások és csak attól lettek felső és középvezetői jelentések, hogy előre összeállított formában mentettük el őket. Pontosan ugyanolyan egyszerűen lehet ezeket módosítani, mint bármilyen más elemző kimutatást, és a belső vagy külső szakmai erőforrásokra támaszkodva lehet őket bővíteni vagy szűkíteni, ill. a konkrét helyzethez alakítani.

A vezetői kimutatásoknak nem célja az elemzés, a feladata mindössze az operatív tevékenység szemmel tartása ill. a rövidtávú gazdaságosság ellenőrzése.

Az anyagban szereplő - professzionális értékesítésre szakosodott - democégünk szervezeti felépítése a következő:

Az értékesítési szervezetben van két területi képviselői csoport, van key account munkatárs és van egy internetes bolt. A távoli régióban ügynökök értékesítenek, akik nem tartoznak az állományhoz, de szervezetileg van számukra egy formális szervezeti egység. A régió és Brand figyelés a marketing osztályhoz tartozik, de régió és Brand jelentés a középvezetői, és a felsővezetői kimutatásban is szerepel.

A kimutatások pedig a következő kontextusból szerzik az adatokat:

A jelentések formája

Az ügyfél-látogatási jelentések közül a középvezető és a felsővezetői jelentés egy-egy Excel ikonként jelenik meg a képernyőn. A felsővezetői jelentés azonban lehet prezentáció is. A működési jelentés WEB formátumú, amelyet a területi képviselők és az ügynökök távolról is elérhetnek. A kimutatások előre összeállított grafikonokból állnak, az egyetlen üzemeltetési feladat az elszámolás időszak beállítása.

A most bemutatott jelentések a SQL2005/Excel2003 és SQL2005/Excel2010 konfiguráción készült, de az SQL2008/Excel 2010-et kell előnybe részesíteni.

 Excel 2003

A riportok tartalmát és formáját – az ERP rendszer lehetőségeinek megfelelően - mindig a megbízó határozza meg.

Az anyagban nem térünk ki arra, hogy melyik kimutatás alapján milyen intézkedést kell/lehet hozni.

Középvezetői ügyfél-látogatási jelentések

A középvezetői jelentés célja az operatív működés ellenőrzése.  Az értékesítési középvezető nem foglalkozik stratégiai és gazdasági kérdésekkel, ezért a kimutatások csak a látogatási és pénzügyi tervek teljesítését ellenőrzik. Ha az áttekintés során kérdések merülnek fel, akkor a válaszokat a területi képviselők vezetői adják meg.  Az előre elkészített jelentés mindig az aktuális elszámolási időszak adatait tartalmazza, azaz ezen a szinten nem kell múltbeli eseményeket figyelni.

Látogatási terv teljesítése

Az ügyféllátogatás kiemelt fontosságú feladat, ezért ellenőrzésére is nagy súlyt kell fektetni. Az első kimutatás az osztályszintű látogatási terv teljesítését mutatja. A látogatási terv most havi bontásban készül (de általában heti tervet célszerű készíteni). Ebben a kimutatásban nem ellenőrizzük, hogy a képviselő valóban a betervezett vevőket látogatta-e meg. Ez a kimutatás az erőfeszítések ellenőrzésére szolgál, a látogatási terv teljesítéshez nem tartozik jutalék, de terv nem teljesítése szankciók bevezetését vonhatja maga után.

A „Jövőépítő Műveknél” a területi képviselők vezetője is végez látogatást.

Ez a kimutatás az ERP rendszertől függetlenül, Excel táblákban vezetett látogatási tervek és látogatási jegyek alapján készült.

Ha a terv teljesítése nem éri el az előre meghatározott szintet, akkor az Értékesítés vezetője feltárja az elmaradás okát.

Képviselő csoportok látogatási tervteljesítése

Ha a tervteljesítés nem a kívánt értéket mutatja, akkor meg kell vizsgálni, hogy mely csoport okozza a lemaradást. A „Képviselőcsoportok teljesítménye” riport a területi képviselők munkájának ellenőrzését szolgálja, ezért a teljesítményért ugyanis ők felelnek. A területi vezető képviselő felel azért, hogy a csoport kellően magas színvonalú munkát végezzen, ezért ha a terv elmaradása elér egy megadott szintet, akkor a vezető képviselőnek kell jelentést tenni az elmaradás okáról.

Egyéni teljesítmény mérése

Ha a terv teljesítése nem megfelelő, akkor meg kell vizsgálni az egyéni teljesítéseket, és ki kell szűrni az elmaradást okozó személyeket. Ekkor szükség lesz az egyéni teljesítmény időbeni elemzésére, ami elsősorban a vezető területi képviselő feladata. A középvezetés már a magyarázatot kapja meg.

Az egyéni erőfeszítések egyenletessége

Ezt követően azt kell megnézni, hogy az egyéni értékesítési erőfeszítés eseti változásáról van-e szó vagy a zavarokat mélyebb hibák okozzák.

A kimutatásban esetleg módosítani kell a vizsgált időszak nagyságát ill. be lehet venni referencia értékesítőket is. A riport tartalmának módosítása a gombokon is történhet.

A területi képviselők vezetőjének folyamatosan kell ellenőrizni az egyéni erőfeszítéseket, a középvezetéshez csak a zavarok jutnak fel.

Napi teljesítmény

Miután a területi képviselők igen nagy önállósággal rendelkeznek szükséges annak folyamatos ellenőrzése, hogy mennyire sikeresen osztják be a munkaidejüket. A „Napok szerinti látogatottság” riport azt mutatja, hogy a hét során mennyire egyenletes a képviselők tervteljesítése. A demoadatban már a terveket sem állítottuk be egyenletesre. Ez azért egy elég rossz cég (-:

Régiók látogatottsága

Egy-egy régiót egyszerre több területi képviselő is látogathat, de az is lehet, hogy egy képviselő látogat két régiót. A „Régió látogatottság” kimutatás azért hasznos, mert a képviselők nem hangolják össze a munkájukat (egyébként nem is ez a dolguk), de az üzletmenet szempontjából fontos, hogy a régiók látogatottsága összhangban legyen a régió fontosságával.

Az alábbi ábrán Észak-magyarországi régió azért nem jelenik meg, mert azt csak ügynökök érik el és az ügynökök látogatási rendje az ügynök dolga, a Közép-magyarországi meg azért nem látható, mert ott csak az internet bolt működik.

Vevőcsoportok szerinti teljesítmény

A látogatási terv összeállítása a vevőcsoportok alapján történik, így a látogatás illeszkednie fog a vevőcsoport fontosságához.

Eseti kimutatások

Ha a terv teljesítése nem megfelelő, akkor részleteiben kell meg vizsgálni tervezési folyamatot és az egyéni teljesítéseket. A hibás tervezést és egyéni teljesítést az on-line analízis segítségével kell tovább elemezni. Ezért egy olyan táblát is beillesztünk a kimutatásban, ahol szabadon lehet módosítani a kimutatás struktúráját (minden kimutatás szabadon módosítható csak ez nem célszerű).

Ez is egy közönséges OLAP kimutatás.

Itt tekinthetjük meg pl. egy vagy több munkatárs adott időszakokra szóló látogatási tervét. Ez azért fontos, mert most például a látogatási adatokat egy Excel tábla tartalmazza.

Felsővezetői kimutatások

A felsővezetők gazdasági és stratégiai kérdésekben döntenek ezért a felsővezetői kimutatás nem tartalmaz operatív részleteket. A feltárt operatív hibákat a középvezetőknek kell kielemezni és jelentést tenni a megoldási javaslataikról.

A felsővezetői döntés sohasem egy elszámolási időszak alapján születik, ezért minden kimutatás egy hosszabb-rövidebb időszakot mutat be. Lehetőleg minden kimutatásnak az eredmények mellett tartalmaznia kell a költségeket is.

A felső-vezetői kimutatások azoknak a számláknak a nettó értékét halmozza, amelyeknek a teljesítési időpontja az adott elszámolási időszakra esik.

Az értékesítés közvetlen költsége

Az első kimutatás az értékesítés eredményességét mutatja. Ennek segítségével összemérhetjük az utolsó negyedév nettó árbevételét, a beszerzési árat és az árrést ill. az értékesítés közvetlen költségét.

A költségek most tartalmazzák a személyes költségeket (alapbér, jutalék, bérköltségek, telefonhasználat, gépkocsi használat, iskolakezdési támogatás, stb. stb.) tehát mindent, amibe a képviselő kerül a cégnek. Tartalmazzák továbbá a képviselő által használt eszközök költségét (lízingdíjak, tankolások, karbantartások, biztosítási díj, súlyadó, notebook, telefon). A költség közvetlenül keletkeznek a multidimenziós kódolásból. Az önköltség jelen esetben a kivételezéshez tartozó nyilvántartási ár.

A költségek most nem tartalmazzák az értékesítési szervezet fix költségét.

Látogatási terv teljesítése

A látogatási terv teljesítése estén most már nem a részletek érdekesek, csak egy hosszabb időszak teljesítésének alakulását és ennek időbeli trendjét kell vizsgálni. Ha a trenddel kapcsolatban kérdések merülnek fel, akkor a középvezetői látogatási kimutatásokat kell elővenni. A kimutatás szűkíthető egy csoportra vagy egyénre.

A szervezeti egységek árbevétele

A Jövőépítő Művek rendelkezik területi képviselőkkel, ügynökökkel, az értékesítési központ foglalkozik a kulcs ügyfelekkel és van internetes értékesítése is. Bár minden vevőnek vagy egy saját képviselője is, a kimutatás nem a képviselő szervezeti egységét rendeli hozzá a teljesítményhez, hanem annak a munkatársnak a szervezeti egységét, akihez a rendelés megszerzése tartozik. Ez kontírozási információ.

Árbevétel és árrés

Az árbevétel önmagában meglehetősen értéktelen információ. Amire kíváncsiak vagyunk az az, hogy az erőfeszítésünknek mekkora volt a sikere. Azaz, mekkora árrést sikerült elérnünk. A kimutatás az árbevétel és az árrés éves alakulását mutatja. Az árrést a termék eladási árából és a beszerzési (nyilvántartási) árból vagy a GrossProfit-ból számoljuk.

Termékcsoportok szerinti árbevétel

Cégünk esetleg sokféle terméket forgalmaz, mert abban reménykedünk, hogy az eltérő termékek, eltérő piacok keresletét találja meg így a piaci ingadozások hatása kisebb lesz. Miután a következtetéseket sohasem jó levonni egy elszámolási időszak eredményéből ezért itt is több időszakot, most egy negyedévet együtt vizsgálunk.  Ez persze tetszőlegesen állítható be. Miután a kereskedők a teljes portfolióval dolgoznak és mindig az eladásra koncentrálnak, ezért sem módjuk sem okuk nincs arra, hogy az összetételre figyeljenek és ez nem is feladatuk. A portfolió összeállítása szempontjából viszont nélkülözhetetlen a kereslet pontos ismerete és változásának figyelése. Ha azt szeretnénk, hogy az értékesítők a termékkategóriákra, főcsoportokra is kiterjedjenek, akkor terveket is ilyen bontásban kell elkészíteni.

Ezzel a riporttal azt ellenőrizhetjük, hogy a termékcsoportokat valóban a keresletnek és erőforrásainknak megfelelően állítottuk-e össze.

Termékenkénti árbevétel

Szükség van arra is, hogy egy-egy termékcsoport értékesítés finomszerkezetét is lássuk. Az értékesítéshez erőforrásokra van szükség és tekintettel a KKV szektor véges nagyságú erőforrásra egyáltalán nem mindegy, hogy a termékszerkezet valóban optimálisan van összeállítva.

Ha a termékcsoport riport valamilyen pozitív vagy negatív anomáliára hívja fel a figyelmet, akkor meg kell vizsgálni, hogy az magára a termékcsoportra vonatkozik-e vagy csak egy-két konkrét termékre. Kimutatást célszerű termékcsoportonként vizsgálni. Ezt a kimutatás erre ad lehetőséget.

Ezzel a riporttal azt is ellenőrizhetjük, hogy a termékcsoportokat valóban a keresletnek és erőforrásainknak megfelelően állítottuk-e össze.

A régiók szerinti nettó árbevétele

Az értékesítés menedzselése, a vevőlátogatás, a marketing tevékenység rendszerint területi bontásban folyik. Ráadásul egy régió szakemberének általában nincs rálátása egy másik terület eredményére. Miután egy régióban több képviselő ill. képviselőcsoport, esetleg ügynök is dolgozhat, ezért szükség van arra, hogy az eltérő adottságú régiók eredményét egy egységes szerkezetben lehessen összehasonlítani egymással és a tervvel. Bár régiókra is lehetne tervezni, a régió értékesítési terve, a régióhoz tartozó értékesítők egyéni terveinek összege.

A kérdés az, hogy a véges nagyságú erőforrásokat a melyik régióban érdemes befektetni, a régiókat jobb bővíteni vagy egy régióban kell növekedni. Miután a siker elsősorban a konkurencián ill. felvevőképességen múlik igencsak fontos a régiók szerinti elemzés.

A kimutatás alapján a felső vezetés meg tudja ítélni, hogy szükség van-e az eredmények mélyebb elemzésére.

Vevőcsoportok szerinti árbevétel

Azonos vevőcsoportokba az azonosan kezelhető vevők kerülnek. Ez többnyire az ügyfélérték alapján történik, amelyhez egy önálló elemzés tartozik. Ezzel a kimutatással az egyes csoportokat megcélzó értékesítési és marketing projektek hatása ellenőrizhető. A kimutatás termékcsoportra szűkíthető.

Prezentáció készítése

A riportot Ctrl-c – Ctrl-v másolással prezentációba lehet illeszteni, ami lehetővé teszi a nagyobb létszámú értekezleten a jól követhető beszámolók tartását.

Összefoglalás

Ezek a vezetői kimutatások olyan egyszerű on-line analízissel készült riportok, amelyeket a cég igényeinek megfelelően állítottunk össze. A riport az ERP rendszer adatain és külső adatforrásokon alapul, de független magától az ERP rendszertől. A kimutatások Excel táblákban jelennek meg, ennek megfelelően prezentáció is egyszerűen készíthető belőle. Az összeállított és formázott kimutatásokat elmentettük (esetleg zároljuk, hogy a módosítások ne legyenek elmenthetőek).

Miután az üzleti eredmények sohasem a riportok miatt keletkeznek, hanem azért mert a riportok kapcsán vizsgálatokat, újraszervezéseket és ellenőrzéseket lehet elindítani, ezért csak olyan riportot érdemes elkészíteni, ahol pontosan tudjuk, hogy a feltárt jelenséggel kapcsolatban milyen vezetői utasításokat kell kiadni.

Meggyőződésünk az is, hogy az ERP rendszer egy-egy gyenge pontjának a feltárásakor sohasem szabad azonnal az ERP rendszert módosítani, hanem a hiányzó funkciót EXCEL, ACCESS vagy egyéb technikával kell megvalósítani. Ha az így (gyorsan és olcsón) kialakított, és az elemzésbe is beültetett megoldás már kiforrta magát, akkor lehet gondolkozni az ERP rendszer módosításán.

Ugyancsak felesleges az informatikai rendszer módosításával kezdeni a fejlesztést. Azonban a távmenedzselés és a riportok Interneten való elérése lehet, hogy igényel majd beruházást.