A 2000-es évek elején a KKV szektorban is befejeződött a vállalatirányítási rendszerek (ERP) bevezetése és elkezdődött a kontrolling szemléletmód alkalmazása. Mára ez a folyamat a magyar fejlesztésű ERP rendszerek cseréjével folytatódik, így a hazai fejlesztésű ERP rendszereket lassan felváltják a nemzetközi normákat támogató rendszerek. A másik meghatározó folyamat az Üzleti Intelligencia (BI) eszközök használatának széleskörű terjedése.

A KKV szektor nem versenyezhet a nagy cégekkel, akik az üzleti intelligencia alkalmazására erre a célra szakosodott stratégiai elemző csoportokat tudnak felállítani, de annak nincs akadálya, hogy operatív szinten a gazdaságelemzés a KKV-k körében is alaptevékenységgé váljon.

A BI eszközök bevezetésével arra nyílik lehetőség, hogy a pénzügyi kontrollinghoz hasonló elemző-ellenőrző tevékenységet az összes szakterületre kiterjesszük.

Ez természetesen megköveteli  a gazdaságelemzéshez szükséges és arra alkalmas cégvezetési rendszer létezését, de szükség van a befogadásra képes szervezeti háttérre is. Alapvető elvárás, hogy a BI egyértelműen kimutatható üzleti előnyöket biztosítson és a bevezetés költségei hamar megtérüljenek.

 

Ugyanúgy ahogy a kontrolling bevezetése sem informatikai kérdés volt a BI bevezetése sem az. Az informatika csak egy eszköz, de az előnyöket mindig az új szemlélet hozza. A BI eszközökkel egy olyan új rendkívül flexibilis feltáró és ellenőrző rendszerhez jutunk, amely lehetővé teszi a cég működésének a pontos megismerését, a működési zavarok  és a potenciális lehetőségek felismerését.

Tényleges üzleti előnyhöz csak akkor jut a cég, ha képes a feltárt zavarokat megszüntetni és a potenciális lehetőségeket kihasználni. Ez pedig vezetési és szervezési kérdés.

 

Addig amíg a cégvezetési vagy kontrolling rendszer beruházása, egy szolgáltatás megrendelése egyszerű árkérdés - ezért olcsó, addig az innovatív cégszervezet kialakítása nem pénzkérdés. Az Üzleti Intelligencia bevezetésének első lépése pontosan ezért előadásokból áll, ahol kimondottan a valós életből vett példákon keresztül bemutatjuk az BI üzleti előnyeit. Szükség van olyan előadás is, amely a BI használatát mutatja be. Itt azt szemléltetjük, hogy melyen eszközökkel találkozik a felhasználó munkája során. Ezen az előadáson a felhasználó igénye és a szükséges feltételek biztosítása esetén a felhasználó saját adatain mutatjuk be az üzleti intelligencia szolgáltatás lehetőségeit. Ez nagyban hozzásegíti a hallgatóságot, hogy kellő mélységben áttekintse a BI által nyújtotta előnyöket. Ezt követően elengedhetetlen fontosságú az adatbázis - az adatok - minőségellenőrzése. Nem szabad meglepődni azon, hogy ez az audit számos rögzítési, értelmezési és szervezeti hibára is rámutathat.

 

A szolgáltatás bevezetését a KKV szektorban az teszi lehetővé, hogy már a standard szerverek is képesek a feladat ellátására és az alkalmazói programok jelentősebb része által használt adatbázis kezelő - az SQL 2005 ill. SQL 2008 - már beépítve tartalmazza az üzleti intelligencia eszközöket. A KKV szintű alkalmazás másik jelleghzetéssége, hogy a KKV körben nem készülünk adattárházak létrehozására és adatbányászatra, mert a kis és középvállalkozások ezeknek az eszközöknek az eredményeivel nem tudnak élni, ugyanakkor ezek nagyon költségigényesek (minimum egy tízes faktor).

Amit a BI eszközökből jól lehet használni az az on-line elemzést (Drill Down kimutatások) és az interneten is elérhető teljesítménymutatók.

 

Tekintettel a feladat összetett voltára a BI bevezetését egy olyan projektnek tekintjük, amelyben a technikai feltételek kialakítása csak egy alaptevékenység. Amit ezen túlmenően vállalunk az az informatikai és kontrolling tevékenység összehangolása, ill. ezeknek a tevékenységeknek a támogatása. Sőt projekt időtartalma alatt a szükséges vezetői döntések előkészítéséhez biztosítjuk az elemző tevékenységet valamint segítséget nyújtunk az átszervezési folyamatok menedzselésében is.

A BI bevezetését mindig egy ingyenes pilot projekttel kezdjük. A pilot projektben az eszközöket is biztosítjuk.

A folyamat egyébként pályázatképes.

 

 

A kulcs az egyszerű kezelhetőség

 

Ebben a videóban azt mutatjuk be, hogy  ilyen megdöbbentően egyszerű az üzleti intelligencia eszközrendszerének a kezelése. Ez nagyon fontos szempont mert nem engedhető meg, hogy az egyébként is nagy figyelmet igénylő elemző tevékenység mellett kezelési problémákkal terheljük az elemzőt. A bemutatott elemzés a kimenőszámlán alapszik ezért „Számlakockának” nevezzük a vizsgálatok alapját jelentő strukturált adathalmazt. A bemutatóban kiindulunk sok év árbevételéből, majd leszűkítjük egy tetszőleges évre és megnézzük annak havi bontását, tovább fúrva az adatokban megnézzük hogy melyik partnernek milyen számlákat állítottunk ki, azokon milyen tételek szerepelnek és milyen mennyiségben. Azaz sok év összegzett árbevételéből kiindulva egy partner egy számláján található egy termék áráig és mennyiségéig fúrunk le.

Megnézzük melyik vevőnek ki a területi képviselője, milyen termékcsoportokban értékesített a vevőnek és milyen sikerrel, majd megnézzük, hogy egy terméknek ki a Brand menedzsere és hogyan végzi a munkáját. És minderről egy kattintással készítünk egy grafikont.

Azt kell felismerni, hogy szinte minden nézetből elemezhető az értékesítés és ez a technika a KKV szektorban is könnyedén alkalmazható.

 

 

 

Teljesítménymutatók a KKV szektorban

 

A teljesítménymutatók célja, hogy legyen egy olyan információs felületünk, amelyre rápillantva azonnal tudjuk, hogy a terveknek megfelelően haladunk-e vagy sem. Ez lehetővé teszi, hogy csak akkor kelljen elmélyednünk a pillanatnyi helyzetben ha valami zavart észlelünk. Azt az adatábrázolási formát amely azt lehetővé teszi nevezzük fő teljesítménymutató rendszernek (szaknyelvben: KPI).  A teljesítménymutatók egy struktúrát alkotnak, mert egészen más igényt kell kielégíteni a felső vezetés esetén, a szakterületi vezetés esetén és a végrehajtási szinten.

Az ismertetésben található kimutatások készítését videón is bemutatjuk.

Teljesítménymutatók-1

 

Teljesítménymutatók megtervezése

 

A teljesítménymutatók bevezetése egy pozitív divatjelenség, amely a technikai háttér egyszerűsége miatt terjedt el.. Ennek eredményeképpen azonban hajlamossá váltunk a teljesítményértékelés elméletének az elhanyagolására.

Idézzük most fel a legfontosabb folyamatokat, amit tervezésnél figyelembe kell venni.

Teljesítménymutatók-2

 

 

Az on-line elemző környezet kialakítása

 

Ebben a részben magát az elemző környezete tekintjük át, kitérve arra, hogy miért lehet nagyságrenddel olcsóbb on-line elemzési szolgáltatást kiépíteni a KKV szegmensben.

Az anyag az Üzleti Intelligencia előadásból mutat be egy részletet.

 

Az adatok minősítése, adattisztítás

Még mielőtt hozzálátnánk az on-line analízishez ill. a teljesítménymutatók összeállításához meg kell néznünk, hogy az adatok alkalmasak-e erre a célra. Az adattisztítás azért érdemel kiemelkedő figyelmet, mert a cég működésére lehet belőle következtetni és olyan mély információkhoz lehet jutni, ami egyéb eljárással nagyon költséges lenne. A tisztításnál egy összefoglaló jelentésből indulunk ki, amely megmutatja az adatok feltárható hibáit, amelyek általában messze túlmutatnak magukon. Ha rossz adatminőséget találunk, akkor nem tanácsoljuk a teljesítménymutatók bevezetését, de ekkor is érdemes az on-line elemzési környezetet kialakítani. Ekkor azonban nem a versenyelőny megszerzése a cél, hanem a rend kialakítása.

Az anyaghoz videó is tartozik.

Az adattisztítás és az eredmények értékelése

         

 

Interneten közzétett riportok készítése

 

Az informatikai szolgáltatás egyik kiemelt feladata az adatok közzététele, ugyanis az értékteremtési folyamat nem ér véget a vállalat határainál. Alapvetően fontos annak a helyzetnek az kialakítása, hogy minden felhasználó érje el a munkájához szükséges adatokat, függetlenül attól, hogy az irodában, egy telephelyen, otthon, vagy éppen egy ügyfélnél tartózkodik. Hasonló igényt támaszthatnak az ügyfelek is, ezért ésszerű annak biztosítása, hogy állandó partnereink a közös tevékenységhez tartozó adatokat bármikor saját telephelyükről is elérhessék, hiszen az értékképzésnek a beszállítók és a vevők is alapvető szereplői.

A korszerű cégvezetési rendszerek ezeket a lehetőségeket tartalmazzák, de ilyen szoftverekkel nem rendelkező cégek részére is számos olyan elemző és riportkészítő rendszer létezik, amely a riportok internetes megjelenését alapszolgáltatásként biztosítja, mégpedig úgy, hogy a tárolt adatok WEB programozás nélkül is elérhetőek az Interneten. Ez mára egy biztonságos, humán erőforrás-kímélő eljárássá vált, sőt ezek a megoldások rendelkeznek azzal az előnnyel, hogy nem kell a céget a vezetési rendszerhez igazítani. A technológia már annyira kiforrott, hogy a feltételek kialakítása után az adatok publikálása gyakorlatilag nagy szabadsággal rendelkező jelentéstervezéssé egyszerűsödött.

A módszer azt is lehetővé teszi, hogy egy esemény  bekövetkezéséről (számla vagy szállítólevél befogadása ill. kiállítása, készletek alakulása, határidők lejárása, stb.) automatikus WEB vagy e-Mail jelentés készüljön.
Interneten publikált riportok készítése

 

Üzleti intelligencia projektek indítása

 

Az MS SQL szerverek részét képező MS SSAS-SSRS szervereken alapuló gazdaságelemzési környezet létrehozása informatikai feladat, amelynek folyamatos üzemeltetése lehet informatikusi, de lehet kontroller feladat is.

A rendszer felállítása azonban meglehetősen kockázatos, ha az informatikusnak nincs kellő áttekintése a megbízó gazdasági tevékenysége felett. Ez különösen akkor kritikus, ha nincs erős kontrolling. Ennek a "hozzáértésnek" a mélysége természetesen csak olyan, hogy pontosan értenie kell a megbízó tevékenységének a lényegét.

Ezért célszerű egy olyan áttekintő anyag létrehozásával kezdeni az együttműködést, amely mellett ki lehet alakítani a közös gondolkodást.

Az alábbiakban egy ilyen indító anyagot mutatok be.

 

 

 

Az adatbányászat gyakorlati alkalmazása

Az SQL 2005/2008-as adatbázis kezelő tartalmaz egy eszközt az adatbányászati feladatok támogatására. Az adatbányászat esetén azért már van némi probléma. Ennek van egy olyan területe, amelyik még viszonylag könnyen kezelhető, tehát hozzárendelhető a rendszerüzemeltetési szolgáltatások köréhez és tekinthető még standard kontrollig feladatnak is. Az adatbányászat másik része (pl. idősor elemzések) olyan jelentős matematikai és gazdaságelemző ismeretet igényel, amelynek sikeres használata, már kifejezetten erre képzett szakszemélyzetet igényel. Pontosan ezért az adatbányászatnak ezzel részével az informatikai szolgáltatások keretében nem foglakozunk.
Az adatbányászatnak az a célkitűzése, hogy az adatokban benne rejlő, de explicit módon nem elérhető ismereteket a cég erőforrásai közé emelhessük azáltal, hogy olyan új információkat szintetizálunk a meglévő adatokból, aminek piaci értéke van.
Miután ezt a cikksorozatot arra szántuk, a gazdaságelemzés irányába invitáljuk a magyar cégek vezetőit, ezért az adatbányászat esetében is meglehetősen érdekes valós példákat mutatunk be.
Az adatbányászat gyakorlati felhasználása