Riportok közzététele az Interneten

(SQL RiportSzerver alapú listák)

A cégek értékképzési folyamata sohasem ér véget a cég határainál. Ennek a folyamatnak fontos szereplői a telephelyeken kívül dolgozó kollégák, a vevők és beszállítók. Ma már természetes igénynek tekintjük, hogy a telephelyen kívül tartózkodó szereplők is megkaphassanak minden információt, ami a kapcsolathoz szükséges.

Erre célrendszerek léteznek, amelyek függetlenek a cégnél működő MRP, ERP alkalmazásoktól.  Ebben a cikkben a korszerű, alkalmazás független  listázási rendszerek közül az MS SQL 2005-ös adatbázis kezelő részeként szállított RiportSzerver lehetőségeit mutatjuk be.

Ebben az anyagban a cél annak szemléltetése, hogyan lehet olyan listákat és grafikonokat készíteni, amely a mindennapi operatív és ellenőrzési munkában támogatja a cég munkatársait és tulajdonosait, és amely bárhonnan bármikor elérhető. Ennek kiemelt jelentősége van például a területi képviselők esetében. Amennyiben egy munkatársunk nem tud hozzájutni a napi munkájához szükséges adatokhoz - mert például nem a cég valamelyik telephelyén dolgozik, akkor megalapozatlan a vele szemben felállított követelmény.

Míg a korábban ismertetetett OLAP listák elsősorban a tervezés és elemzés céljait szolgálta és ezért a cég összegyűjtött adatainak bázisán dolgozott (az adattárházban), addig a most bemutatásra kerülő listák a napi adatokon dolgoznak és céljuk a napi munkát támogató információk publikálása.

Az alábbi példában egy területi képviselőkkel dolgozó virtuális céget mutatunk be.

Az adatok eléréshez első lépésben az interneten kell bejelentkezni. A cég RiportSzerverét megcímezve a szokásos bejelentkező kép fogadja a képviselőt. Természetesen a ReportServer kifejezés helyett éles esetben egy értelmesebb megnevezés is adható.

Az ablakban a képviselő azonosítja magát. A belépést követően csak ahhoz van joga, hogy elindítsa a napi adatokat tartalmazó riportok valamelyikét. A riportok csoportokba oszthatók egy-egy csoport egy adott felhasználócsoportnak szól.

A területi képviselők riportjait most a SalesReport mappa tartalmazza. Ezt kibontva már a konkrét jelentésekhez jutunk.

Erre azért nincs feltétlen szükség ugyanis a Riportok egyszerűen ikonokról is indíthatóak:

Megoldható az is, hogy egy WEB-oldalról indítsuk el a riportokat, ami a partnerek céljára készített riportok esetén ajánlott, ahol fontos egy elegáns megjelenés is.

A jelentések készülhetnek cégen belüli igények kiszolgálására és készülhetnek a partnerek jobb tájékoztatására. Most a belső igényeket kiszolgáló jelentésekre mutatunk példákat.

Belső igények kiszolgálása

Elemző értékesítési Riport

A jelentést elindítva első lépésben meg kell adnunk, hogy kinek és mikori értékesítési adatait akarjuk megtekinteni. A bemutatott jelentés az értékesítési tényadatokat tartalmazza (számlaadatokat), amelyet havi bontásnál finomabban nem érdemes vizsgálni. Ennek megfelelően megadjuk, hogy ki a képviselő és melyik év melyik hónapját vagy hónapjait akarjuk megtekinteni.

Mind a képviselő, mind az év kiválasztható, sőt egyszerre több is kiválasztható, ha éppen erre van szükség. Alapértelmezésben a kiválasztott képviselő az aki bejelentkezett, a dátum pedig az aktuális év aktuális hónapja. Itt megfontolás tárgyát képezheti, hogy egy képviselő megnézheti-e egy másik képviselő értékesítési adatait. Ez döntés kérdése, de a példában megadjuk ennek lehetőségét. Ha ez nem felel meg, akkor az adatokat a bejelentkezés alapján is szűrhetjük, ekkor a képviselő csak a saját adatait látja, ami azt is jelenti, hogy a területi vezetők és a kereskedelmi igazgató esetén új listára van szükség.

Ebben a példában a vevőcsoportokat és a vevőket fogjuk megtekinteni, azaz az adott hónapban az adott területi képviselő milyen értékesítési eredményt ért el. Amennyiben a cégnél tervezés is folyik, akkor itt kell megjeleníteni a tervszámokat is.

Ha egy vevőcsoport részletesebb adataira is kíváncsiak vagyunk, akkor a + jelre kattintva juthatunk hozzá a részletekhez. Ekkor például a Kulcsvevőkre kattintva kibomlik, hogy - a kiválasztott képviselőnél - mely vásárlók tartoznak ebbe a kategóriába és az is, hogy milyen értékben vásároltak a cégtől.

Ha egy vevő konkrét vásárlásait akarjuk tanulmányozni, akkor a vevő melletti + jelre kell kattintani:

Ajánlat - Számla Riport

Ha a cég rendelkezik egy CRM rendszerrel (PDA vagy Notebook alapú rendszerrel), akkor általában mód van arra, hogy beintegráljuk a kimutatásba az innen származó adatokat. Ez az út még akkor is járható lehet, ha nagy eltérés van a két rendszer között. Erre szolgál az SQL 2005 Integrációs szervize, az SSIS. Tételezzük fel, hogy a területi rendszer úgy működik, hogy a képviselők a látogatáskor rendelési javaslatot tesznek, amely alapján a vevő (a bolt) felad egy rendelést. Ekkor az egy érdekes kérdés, hogy a bolt mennyire fogadja el a képviselő javaslatát. Ennek elemzésére szolgálhat az előző kimutatás kiegészítése az ajánlati adatokkal. Ekkor arra is mód van, hogy előre megadjunk egy +/- százalék értéket, amellyel a havi eredmény minősíthető. Ha a vevő megrendelése akár lényegesen alacsonyabb a képviselő ajánlatainál, akár lényegesen magasabb, a képviselő munkája valószínűleg nem optimális. Ezt az eljárást riasztásnak nevezzük és úgy realizáljuk, hogy az adott tételt eltérő színnel jelöljük meg.

 A legfelső szinten az adott ügynök, adott időszakban történt összes értékesítési mennyiségét és az összes ajánlatát hasonlítja össze a riport. Attól, hogy az átlagos eredmény kedvező, attól még lehet egy-egy vevőnél kedvezőtlen eredmény

Ennél a képviselőnél ebben a hónapban tehát - a vevőcsoportokat tekintve - minden rendben volt.

De nézzük meg a vevőket (boltokat).

Itt már az látszik, hogy Angyal Bandi esetében a vevő eltért az ajánlattó, mégpedig kevesebbet rendelt, mint amit az ügynök ajánlott.

Tovább fúrva azt is megnézhetjük, hogy mely tételek esetén nem teljesült az ajánlat.

A példában 10 és 30%-os tűrést adtunk meg. Ha nem teljesítette a bolt az ajánlatok, akkor már 10 %-nál küldünk riasztást (piros), ha túlteljesítette akkor 30% után küldünk riasztás (lila).

Grafikonok publikálása

A riport rendszer képes grafikus kimutatásokat is készíteni. Sok célra kifejezetten jónak mondható ez a szolgáltatás. Grafikonok formájában célszerű pl. azokat a belső ellenőrző kimutatásokat elkészíteni, amelyen a napi/heti/havi munka sikerét kell lemérni.

Ezekből a grafikonokból többet célszerű egy oldalra helyezni, olymódon, hogy azonnal áttekintő képet kaphassunk a teljesítményekről

A mintában az első grafikon az üzletkötők napi teljesítményét mutatja. Az ábrán feltüntettük az utolsó teljes hét eredményeit és az éves átlagot is.

A második grafikon a látogatási terv teljesülését mutatja, célszerűen az utolsó egy év adatait havi bontásban megjelenítve (használható a heti bontás is).

A hármadik grafikon a területi képviselők heti teljesítményét mutatja, míg a negyedik ennek éves értékeit.

A mintában ezek a riportok csak a belépéssel azonosított ügynök adatait jelenítik meg, tehát a képviselők nem nézhetik meg egymás teljesítményadatait.

Ezek a grafikonok alkalmasak arra, hogy egy pillantással felmérjük az ügynök teljesítményét. A rendszer arra is lehetőséget ad, hogy megadott határok átlépése esetén elektronikus üzenetet küldjön egy kijelölt címre.

Mindez csak töredéke a tényleges lehetőségeknek.

A riportok mindig testre szabott riportok, amelyek a konkrét cég, konkrét elképzeléséhez illeszkedik.  A mintapéldákban természetesen csak a legegyszerűbb eseteket dolgoztam fel, mert a cél a lehetőségek jellegének a szemléltetése volt és a teljesség igénye szóba sem jött. A valóságban egy-egy mérőszám meghatározása és a hozzá tartozó jelentés elkészítése meglehetősen bonyolult lehet, de a kérések a legtöbbször teljesíthetőek.

Partnerek kiszolgálása

A partnerek esetében - legyenek akár vevők, akár beszállítók - mindig megtérül a humán erőforrás kímélő friss tájékoztatás biztosítása. Ez kiterjedhet a kapcsolat  minden adatokkal dokumentált területére.

Csak a bepillantás kedvéért tekintsünk át néhány lehetőséget:

• Elszámolások, egyenlegek kiküldése.

• Számla kivonat készítése.

• Számlák beérkezéséről és kiküldéséről szóló értesítés.

• Számla tartalom publikálása.

• Fizetési értesítő készítése.

• Projekt előrehaladási jelentés készítése.

• Mérési eredmények, óraállások publikálása.

• Stb.

Mindez történhet úgy, hogy a partner maga kezdeményezi az adatok megtekintését és úgy is, hogy vagy egy elektronikus levélben értesítjük adatainak változásáról vagy a levében magát a riportot küldjük át. A szolgáltatás két eltérő szinten is biztosítható. A kiemelt partnerek esetében megoldható, hogy számára önálló bejelentkezést biztosítsunk és önálló, testre szabott riportokat készítsünk, a többi partner célszerűen ugyanúgy jelentkezik be és bejelentkezési névvel és jelszóval azonosítja magát. Ekkor mindenkinek ugyanaz a kimutatás sorozat áll rendelkezésre, de természetesen csak a rá vonatkozó adatokkal.

Amit feltételen ki kell emelni, hogy mindez a szolgáltatás WEB programozás és a meglévő üzleti rendszer módosítása nélkül biztosítható, az adatbázis kiszolgáló alapértelmezésben is meglévő szolgáltatása segítségével.

Egyéb lehetőségek

Érdemes megemlíteni az exportálás lehetőségét. A ReportServer lehetővé teszi, hogy az adatokat a helyi gépre másoljuk és ott tovább alakítsuk az igényeknek megfelelően. Erre legjobban az Excel formátum alkalmas. Erre az exportálási szolgáltatás ad lehetőséget. A kiválasztható formátumokat mutatja a következő ábra.

Összefoglalás

Az Interneten keresztüli információ továbbítás tehát már jól ki van dolgozva. Szabályozni tudjuk a hozzáférést, személyre szabott riportokat tudunk készíteni, stb. A példák azt is szemléltetik, hogy a riportok eszközkészlete is fejlettnek mondható.

Megfelelően végiggondolva a cég üzleti folyamatait és elkészítve a megkívánt kimutatásokat az eredménynek a üzleti sikerben is meg kell jelenni. A bemutatott példában egy belső üzleti folyamatot vizsgáltunk, de ugyanígy készülhetnek olyan riportok is, amelyek az ügyfeleink számára szolgáltat információt (pl.: megrendelésekről, számlákról, készletről, akciókról, árjegyzékekről, egyenlegekről, stb.).

Az eljárás lényege, hogy az, hogy nem kell WEB oldalt fejleszteni az adatok publikálásához.

Végezetül szóljunk magáról a projektről

A szolgáltatás erőforrás igénye: Kell egy SQL szerver, amely szokásos szerver kiépítésű gép. A listák generálása általában nem jelent lényeges többletterhelést (ha igen, akkor éjszaka kell futtatni). Szükség van egy MS W2K3 és egy MS SQL 2005 szerverprogramra, valamit egy WEB szerverre. WEB szerverként a W2K3 IIS szolgáltatását kell használni. A WEB szervert célszerű egy DMZ-be helyezni. A szolgáltatás a W2K8 és S2K8 programokban is megtalálható.

A projekt kivitelezésére általában lehet pályázati pénzt kapni.

A korszerű információtovábbítás irányába való ellépés legalább két szakember együttműködését igényli.

A UnitedIT a rendszer kialakítását, a riport megtervezését és karbantartását az ország tejes területén tudja vállalni.